索 引 号: CD005-20210625-843477 成文日期: 2021-05-17
发文机关: 市审计局 发文日期: 2021-05-21
发文字号: 常审办发〔2021〕17号

常德市审计局关于印发《政府采购内控制度》的通知

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局机关各科室:

《政府采购内控制度》已经局党组研究同意,现印发给你们,请认真遵照执行!

常德市审计局

2021年5月17日

政府采购内控制度

为加强对政府采购活动的内部控制管理,规范政府采购活动中的权力运行,强化内部流程控制,促进政府采购提质增效,根据《湖南省财政厅关于建立预算单位政府采购内部控制制度的通知》(湘财购〔2020〕26号)精神,结合常德市审计局政府采购工作实际,特制定本制度。

一、适用范围

本单位使用财政性资金购买货物及服务。

二、内部各科室职责

各科室:负责申报政府采购预算,编制采购需求和采购文件;召集进行需求论证和文件会审,签订合同;组织履约和验收,办理支付手续;提供需求公示、合同公示和验收公示材料。

办公室:负责汇总申报政府采购预算和办理政府采购报告审核报批;审核采购需求和采购文件;审核支付手续和验收结果;负责编报政府采购预算和计划;办理支付手续;牵头办理需求公示和验收公示,落实政府采购预算和决算信息公开;填报政府采购报表;接受审计检查并组织整改。

三、流程控制

(一)申报采购预算。在编报下一年度部门预算时,列入公用经费预算的货物采购由办公室申报政府采购预算,列入项目预算的货物、服务采购由归口科室申报政府采购预算。

(二)编制政府采购预算。根据各科室申报的采购预算,在编制部门预算的同时编制政府采购预算。

(三)实施采购。根据预算批复下达结果和实际需要实施采购,编制政府采购计划。

1.自行采购。采购限额以下的项目,实行自行采购,不适用政府采购法及相应法律法规。

预算金额在10000元以下的项目,经主要负责人审批后直接执行;

跟踪审计项目中介机构通过摇号方式确定;

符合下列情形之一的自行采购项目,经部门办公会议审议通过后直接实施:

(1)预算金额在10000元以上(含)50000元以下的项目;

(2)经政府确定的应急项目或者抢险救灾项目;

(3)经保密机关认定的涉密项目;

(4)为保证与原有政府采购项目的一致性或者服务配套的要求,需要向原供应商添购的;

(5)上级行政主管部门指定唯一供应商的项目;

(6)审计数据采集分析。

预算金额在50000元以上(含)且政府采购限额(具体限额见市政府办发布的政府采购目录及限额标准)以下的,以及不属于上述经办公会议审议通过后直接实施情形的项目,应当参照政府采购法律法规规定的采购方式流程进行自行采购,应组成不少于三人的采购小组实施,可以在区政府部门网站发布自行采购公告,也可直接邀请3家(含)以上供应商参与采购活动。对于指定品牌或型号的项目,原则上以最低报价的供应商为成交供应商。没有指定品牌型号或以最低价法进行评审无法满足项目需求的,采购人可以价格、质量、资信、业绩、售后服务等为综合评价指标,择优确定供应商。项目成交后,需将成交结果在内部进行公示,公示时间不少于三个工作日。

2.政府采购限额以上货物采购、服务采购。限额以上货物采购、服务采购要严格依照政府采购各项法律法规规定实施。各科室编制采购需求,论证后报告分管领导审批,交办公室汇总审核报部门主要领导审批。办公室报政府采购计划,各科室配合采购机构编制采购文件、采购公告。其中,由代理机构采购的须进行文件会审。各科室根据中标公告公示结果与中标供应商签订合同,办理合同见证。

(1)采购文件的拟定。

采购需求。事前应充分调研规划,制定项目需求和管理考核制度,经集体研究、合法性审查、需求论证后报分管领导审批。采购需求应当符合国家法律法规规定,执行国家相关标准、行业标准、地方标准等标准规范。必要时,应当就确定采购需求征求相关供应商、专家的意见。采购需求应当包括采购对象须实现的功能或者目标,满足项目需要的所有技术、服务、安全等要求,采购对象的数量、交付或实施的时间和地点,采购对象的验收标准等内容。采购需求描述应当清晰明了、规范表述、含义准确,能够通过客观指标量化的应当量化。同一采购项目不得向供应商提供有差别的项目信息,采购需求中的技术、服务等要求不得指向特定供应商。各科室对采购需求的真实有效、公平合法、清晰完整负完全责任。

投标条件。不得规定含有倾向性或者排斥潜在供应商的特定条件,不得设定与采购项目的具体特点和实际需要不相适应或者与合同履行无关的资格、技术、商务条件。各科室对投标条件的公平合法负完全责任。

评审办法。各科室应当完整反映采购需求的有关内容。评审因素应当与采购需求对应,采购需求相关指标有区间规定的,评审因素应当量化到相应区间。各科室对评审办法(评标方法、评标标准)公平合法、规范严谨负完全责任。

采购合同。采购合同的具体条款应当包括项目的服务内容和质量要求、合同价格、验收标准、与履约验收挂钩的资金支付条件及时间、争议处理规定、采购人及供应商各自权利义务等内容。采购需求、项目验收标准和程序应当作为采购合同的附件。各科室对采购合同制定、签订、履约、验收负完全责任。

(2)采购文件的审核。

内容审核。采购需求论证、采购文件会审主要从合法性、公平性、清晰性、完整性等方面对需求描述、投标人条件、评审办法、合同条款等进行审核。主要内容有:需求描述是否清晰完整,标准的法规依据是否充分,需求是否公平、合理,有无缺陷和倾向性,投标人条件设置是否合法合理,投标方法评标标准是否科学公平规范,供应商的建议和要求是否合理,采购文件是否存在违反法规规定的地方。

文件会审。由采购需求的归口科室组织实施。会审要形成会审记录,由参加人员签字,对会审有异议的应当签署不同意见,拒绝签字又不署意见的视为同意。

(四)履约验收。由各科室负责组织,出具履约验收意见书或考核结果通报文件,办公室对履约验收结果进行审核,审核后资产管理部门进行资产登记。列入专项预算的采购履约验收结果作为专项资金绩效评价的依据。

(五)支付资金。根据合同约定的支付条件,经办人填写支付申请,支付申请包括发票、合同、清单附件、验收意见或考核文件等,科室负责人对采购行为和结果签字确认,办公室负责人审核签字,列入专项预算的报经分管领导签字,最后报主要领导审批签字同意。财务审核支付要素(摘要、金额、签字)后按政府采购支付流程办理支付手续。

(六)信息公示。各科室提供政府采购信息资料,协助办理需求公示、合同公示和验收公示。办公室按要求填报政府采购统计信息,按时报送政府采购管理部门并落实政府采购预算和决算信息公开。

四、制度要求

1.回避制度。各科室相关人员、采购代理机构、评审专家与供应商之间有利害关系的,应当主动执行回避制度。参与论证、会审的专家不得参加本项目政府采购评审工作。除单一来源采购项目外,为采购项目提供整体设计、规范编制或者项目管理、监理、检测等服务的供应商,不得再参加该项目的其他采购活动。

2.廉洁规范。严禁利用职务上的便利与供应商、政府采购代理机构串通投标;严禁利用职务上的便利为供应商谋取中标或者帮助政府采购中介代理机构承揽业务;严禁违法插手和干预政府采购项目的评审、谈判、验收等具体商务活动;严禁利用职务上的便利在供应商、政府采购代理机构以及其他与行使职权有关系的单位报销任何因公因私费用。

五、本制度从2021年6月1日起实行。

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