随着会计电算化的日益发展，财政预算总会计、指标管理、部门预算等均已经脱离手工账，审计人员如果不能有效利用财政部门电脑内的会计资料，就将面临无从下手的局面。针对这种情况，我局在实际工作中摸索出了一套利用Excel开展财政审计的方法，并在使用中不断加以丰富完善和补充，有力地推动了我市财政审计工作的深入开展。现将该方法简要介绍如下：    

一、基本条件    

1、硬件方面：电脑和打印机。    

2、软件方面：微软公司的Visual Foxpro  5.0软件（或更高版本），以便打开并转换财政预算会计软件所生成的会计资料文件。Microsoft Visual Foxpro是一种高级数据库语言。微软公司的“办公系列（Microsoft Office）”家族成员之一Excel，它是一种电子表格处理系统软件，有统计、计算、筛选、排序和分类汇总等功能。    

二、方法应用    

主要包括四个部分：1、数据拷贝。介绍如何从财政的电脑账中拷贝获取原始资料。2、文件转换。介绍如何利用Visual Foxpro 将原始资料转换成Excel文档。3、初步处理。介绍如何处理转换的 Excel 文档形成原始表格。4、应用实例。通过三个应用实例介绍如何在实践中应用该方法提高审计效率。    

（一）数据拷贝（获取原始资料）    

1、从财政的预算总会计系统或指标账中运用备份功能直接拷贝到软盘或优盘上，对县（市、区）财政决算审计，如果现场审计时财政部门已建新账，上一年资料不能直接运用备份功能从系统中拷贝出来，则可以找到其备份的文件夹直接拷贝文件。应当注意，财政预算执行审计中，因为现场审计时决算报表往往尚未出来，审计时获取的数据可能不是最终数据，应根据最后的调账情况进行适当调整。    

2、在自己的电脑上新建一个文件夹，取名“ＸＸ年度预算执行情况审计”或“ＸＸ区（县）ＸＸ年度决算审计”，进入该文件夹，建立 “原始数据”和“转换数据”两个子文件夹，将从财政获得的数据文件拷贝至“原始数据”文件夹内。    

（二）文件转换（生成基本数据）    

Visual Foxpro 与Excel对比，对数据库、数据的处理能力上，Excel更突出，而且其强大的文字、图表处理等功能是Visual Foxpro难以比拟的，打印的处理也较前者更灵活方便。所以，选择前者打开财政预算会计软件报盘内的数据库文件，选择后者进行处理。我们首先将数据库文件（*. dbf）转换成电子表格（*. xls）。现以xxx年度审计为例，从财政预算会计软件拷贝过来的一般预算支出账（预算支出.dbf），其转换操作程序如下：    

    方法一 直接打开异构数据文件    

    从DBF格式转换成Ms Excel工作表格式非常方便，可以直接打开，具体操作如下：    

    1．启动Ms Excel，点击主选菜单“文件”下“打开”；    

    2．在“打开”对话窗的“文件类型”下拉列表里，选取“dBase文件（*.dbf）”，并且指定盘符和文件夹，找到欲打开的DBF文件，例如：D:\xxx年算执行审计\预算支出.dbf；    

    3．点击“打开”按钮。系统以Excel电子表形式显示DBF文件的数据，注意，当前文档的名称是“预算支出.dbf”，并且还可以对打开的文件修改后，仍然按DBF格式保存。如果需要以Ms  Excel工作表保存，则还须以选菜单“另存为”，指定保存类型为“Microsoft Excel工作簿”，保存当前数据，例如，在“D:\xxx年预算执行审计”文件夹下，另存为“预算支出.xls”。    

    方法二 利用Foxpro的“导出”功能来实现数据转换    

在Foxpro数据库系统中，将DBF格式转换成Ms Excel工作表格式也是非常方便的，具体操作如下：    

    1．启动Foxpro，点击主选菜单“文件”下“打开”；    

    2．在“打开”对话框的“文件类型”下拉列表里，选取“表（*.dbf）”，并且指定盘符和文件夹，找到欲打开的DBF文件；    

3．点击主选菜单“文件”下的“导出”，在“导出”对话框的“文件类型”下拉列表中，选取“Microsoft Excel5.0(xls)”，并且指定盘符和文件夹，然后确定xls文件名后点击“保存”按钮即可，例如：D:\ xxx年预算执行审计\预算支出.xls。    

（三）初步处理（形成原始表格）    

完成转换后，退出Visual Foxpro。接下来打开Microsoft Excel 97（或2000），对这些转换后形成的电子表格（*.XLS）进行初步处理，形成原始表格，使之便于应用。    

（四）应用实例    

在形成原始数据表格的基础上，我们可以通过筛选、排序和分类汇总等一系列数据处理方法，运用对比、分析和审计人员的专业判断，查找审计线索，确定审计方向，达到事半功倍的效果。    

下面结合实例介绍该方法的实际应用，以供借鉴。    

如：ＸＸ年对ＸＸ财政局的审计过程中，我们在众多预算支出科目中直接筛选出资金专项性较强的“企业挖改资金”相关记录203条，再按“单位”进行了排序和分类汇总。操作程序：    

步骤一 筛选。1、进入“数据（D）”菜单中“筛选（F）”选择“自动筛选（F）” 。2、点击“科目”字段名的下拉框，选择“自定义”。3、在弹出的“自定义自动筛选方式”窗口中选择“等于”，输入“企业挖改资金”。4、将筛选结果建成新的电子表格，并删除无关字段。    

步骤二 排序。1、点击“数据（D）”菜单中“排序（S）”。2、弹出一个“排序”窗口，在“主要关键字”下拉框中选择“单位”，“次要关键字”下拉框种选择“日期”，然后点击“确定”按键。    

步骤三 分类汇总。点击“数据（D）”菜单中“分类汇总（B）” 。弹出一个“分类汇总”窗口，“分类字段（A）”选择“单位”，“汇总方式（U）”选择“求和”，“选定汇总项（可有多个）（D）”选“借方金额”，点击“确定”按钮。    

分类汇总后，通过对数据的初步分析和判断，我们对资金投入较为集中的单位或明显不属于挖潜改造支出范围的其他类型企业给予了高度关注，我们通过查阅预算凭证和相关文件，发现在某市财政在企业挖潜改造资金等支出中，列支返还部分企业税收款400.33万元，属于以税收返还形式变相减免税收，这种做法扩大了预算收支规模，影响了正常的分配秩序，不符合“收支两条线”原则。（市局  田功海）